由於最近幫忙編輯圖鑑詞條，需要讓協作者追蹤我的工作進度，因此需要製作一個類似工作日誌的雲端檔案，一方面協作者掌控進度，一方面，也記錄自己每天的工作量，了解產能大概有多少。由於協作者似乎僅擅長使用google workspace，因此，我利用google docs建立此專案的工作日誌。
由於檔案整理的方式受到讚許，在鼓勵之下，想將整理工作日誌的方式分享在部落格中，供需要的人參酌使用。
目的／定義使用時機
需要製作大量重複的google雲端文件，卻又必須以人工完成的工作，無法使用合併列印，或是其他自動化的方式完成的情況。比方說，我最近執行的工作，是逐個描述每個物件的特徵特性，而特徵特性各不相同。
我製作的工作日誌，包含以下幾個功能：
- 具有連結統整區
- 具有方便查找的階層
- 具有checklist功能
- 每個待辦事項（雲端文件）具有超連結
製作完成的文件，大概會長得像下圖↓
如果你對這個進度表的製作方式有興趣，可以繼續看下去～
製作連結統整區
由於雲端硬碟所有的組織方式，都仰賴超連結，不管是每一個雲端doc檔案、文獻參照來源、線上辭典、或是雲端文件總表，都需要重複多次開啟網頁，因此，盡可能簡化打開網頁的步驟相當重要。
這邊可以在文件的開頭新增一個一欄一列的表格（對，就是一個方框），先打上「連結統整」的字樣，接著，在框框內打上常用的標題，如：總資料夾、萌典、維基百科...等
接著，逐個幫標題反白，加上超連結（快捷鍵：Ctrl + K）
如此一來，就可以得到一個像是小本本般方便的小錦囊～
設定階層
為了讓自己跟協作者知道，哪一天做了哪些工作，設定月份／週次／日期的階層可以讓大家都更方便！
先將連結統整、月份的階層設定為標題二（快捷鍵：Ctrl + Shift + 2）
再寫下周次，將各週的階層設定為標題三（快捷鍵：Ctrl + Shift + 3）
最後寫下每一個工作天的日期，階層設定為標題四（快捷鍵：Ctrl + Shift + 4）
如此一來，就能將整個專案的日期大綱清楚的顯示在頁面的左側了～
同樣的邏輯，如果今天的專案有上下層級順序，也可以善用階層的功能，幫助自己瀏覽資料
設定核取方塊（檢查清單）
再來，則是重頭戲，製作可以打勾的小框框了！設定格式的欄位中，除了標號、項目符號之外，有個「核取方塊」的格式可以選（如下圖螢光標示處，快捷鍵 Ctrl + Shift + 9）。
設定後，就可以列出各項工作條目了。將每天預定的進度排入相對應的日期，完成該項工作就可以打勾，一旦用滑鼠打勾，則那項工作的顏色就會變淡，並自動加上刪節線。
把工作完成並劃掉的感覺，對提振工作士氣真的是非常有幫助～！
為每一個條目添加超連結
前面有提及，因為我的工作有大量的雲端文件，並且散佈在不同的資料夾中，來回點選開啟，非常消耗專注力...，因此，如同製作連結統整的邏輯，我將每一個工作條目都加上超連結。
我的製作方式是，每一條任務的前面一段文字，是工作的雲端文件，而後面一段文字，則是該任務的參照文獻。（上圖圖標紅字 1. 與 2.）
插入超連結的方式，仍然是反白後使用 Ctrl + K，google docs會跳出超連結的輸入方塊，此時貼上超連結，就可以確保自己能方便的找到文件連結了。
快捷鍵統整表格
- 核取表格 Ctrl + Shift + 9
- 複製頁面網址 Ctrl + L
- 插入或編輯超連結 Ctrl + K
- 階層設定為標題一（快捷鍵：Ctrl + Shift + 1）
- 階層設定為標題二（快捷鍵：Ctrl + Shift + 2）
- 階層設定為標題三（快捷鍵：Ctrl + Shift + 3）
- 階層設定為標題四（快捷鍵：Ctrl + Shift + 4）
- google 文書軟體鍵盤快速鍵說明 Ctrl + /
（來源：Google 文件專用鍵盤快速鍵）
後記
其實這樣的表格，不光是可以做起來自己使用，也可以幫學生製作，讓他們寫作業或是學習的時候，可以方便的把一整份文件打包XD
不過，這樣的功能，其實許多線上平台都已經提供相當方便的服務了，取代軟體如 trello、notion、hackMD 等，這些都是免費又好用的筆記軟體／協作軟體。
使用google workspace的優點在於，你的協作者不一定熟知各項協作軟體，但大多熟悉google雲端文件操作，因此，當你今天的協作對象或上司、老師，並不熟悉上述免費好用的軟體時，利用自己製作的進度表單，對監督者／協作者來說，是一個相當友善的介面，也算是折衷的使用方式。
文書操作總是有捷徑，動動腦就可以想出更便捷的解決方案！
沒有留言:
張貼留言